Любая организация работает со значительным объемом различной корреспонденции: входящими и исходящими письмами, приказами и распоряжениями по основной деятельности и т.д. При этом работа с документами состоит из большого количества рутинных этапов, которые должны проходить в соответствии с требованиями государственных органов, являющихся основой традиционной российской технологии делопроизводства.

Однако наряду с традиционным делопроизводством сегодня все больше компаний работает с электронными документами, стандарты управления которыми отличаются от государственных. Таким образом, у компаний возникает потребность гармоничного и эффективного сближения «бумажного» делопроизводства и электронного документооборота.

Решаемые бизнес-задачи

Основная задача при внедрении бизнес-решения – не просто автоматизировать процесс, а, используя опыт и лучшие практики, определить наиболее оптимальный вариант работы для конкретной организации, регламентировать бизнес-процессы и провести внедрение электронного делопроизводства.

Бизнес-решение «Классическое делопроизводство» направлено на оптимизацию ключевых бизнес-процессов работы с бумажной документацией, что позволяет решать следующие бизнес-задачи:

  • Организация работы с входящими документами: первичная сортировка и классификация документов, регистрация, вынесение резолюций и поручений по документу, контроль местонахождения оригиналов документов и выдачи бумажных копий.Номенклатура дел в ЕСМ DIRECTUM
  • Работа с внутренними документами (приказы/распоряжения): разработка, согласование, подписание, регистрация документа, а также ознакомление сотрудников с внутренними документами и контроль местонахождения оригиналов документов и выдачи бумажных копий.
  • Контроль исполнения поручений/резолюций руководства по входящим и внутренним документам.
  • Работа с исходящими документами: разработка, согласование и регистрация документа, организация отправки адресату и формирование реестра почтовых отправлений.
  • Организация работы с номенклатурой дел (создание, хранение, списание, уничтожение).
  • Выполнение поисков электронных документов и регистрационно-контрольных карточек по различным параметрам.
  • Получение необходимых стандартных форм и журналов.
  • Подготовка отчетности по документообороту организации.

Исходя из решаемых задач, основными бизнес-заказчиками решения могут выступать высшее руководство, служба делопроизводства (канцелярия), секретари-референты (помощники) руководителей. Кроме того, при внедрении бизнес-решения заинтересованными лицами выступают руководители подразделений и сотрудники, ответственные за делопроизводство в подразделениях.Справочник РКК в ЕСМ DIRECTUM

Для построения эффективной работы с бумажной документацией и повышения прозрачности делопроизводственных процессов создано специализированное бизнес-решение – «Классическое делопроизводство».

Бизнес-Эффект

С помощью электронного делопроизводства процессы работы с документами значительно упрощаются и становятся управляемыми, предсказуемыми и контролируемыми. Бизнес-решение обеспечивает повышение эффективности работы организации при полном соответствии отечественным традициям и стандартам делопроизводства. Все возможности бизнес-решения могут использоваться в различных комбинациях «бумажных» и «электронных» этапов работы с документами. При этом традиционное «бумажное» делопроизводство гармонично вписывается в электронный документооборот организации с развитыми горизонтальными связями.

В итоге достигается значительный эффект как для организации в целом, так и для отдельных категорий сотрудников.

Высшее руководство:

  • Повышение контроля исполнения резолюций и поручений.
  • Упрощение подготовки отчетности по исполнительской дисциплине.
  • Ускорение передачи документов на рассмотрение/исполнение.
  • Ускорение получения информации об исполнении документов.
  • Организация безопасной работы с конфиденциальными документами.
  • Сокращение расходов на расходные материалы.

Служба делопроизводства (канцелярии):

  • Упорядочивание работы с документами в организации.
  • Упорядочивание регистрации документов в организации.
  • Упрощение контроля исполнения резолюций и поручений.
  • Упрощение отслеживания переписки (соблюдение сроков ответов, запрашиваемой информации).
  • Повышение сохранности и исключение потери документов.
  • Ускорение поиска зарегистрированных документов.
  • Ускорение поиска зарегистрированных документов и информации о местонахождении.
  • Минимизация количества бумажных копий документов.
  • Упрощение формирования стандартных форм и журналов (наклейки на конверты, РКК, журналы, номенклатура и пр.).
  • Ускорение и упрощение подготовки отчетности по документообороту и исполнению документов для руководства.

Секретари-референты (помощники) руководителей:

  • Упрощение контроля исполнения поручений и резолюций руководителя.
  • Упрощение и ускорение подготовки отчетности для руководителя об исполнении поручений и резолюций.
  • Упорядочивание регистрации документов (факсов, электронных официальных писем) и упростить контроль местонахождения оригинала.
  • Ускорение поиска документов по запросу руководителя.

Руководители подразделений:

  • Сокращение длительности подготовки и согласования исходящих и внутренних документов.
  • Повышение оперативности получения поручений от руководства.
  • Упрощение контроля исполнения выданных резолюций и поручений.
  • Ускорение процесса согласования, рассмотрения и регистрации документов.

Ответственные за делопроизводство в подразделениях:

  • Минимизация количества потерь документов.
  • Упорядочивание регистрации документов в подразделениях.