Претензионно-исковая работа (ПИР) – это совокупность действий организации и её структурных подразделений, направленных на предъявление и рассмотрение претензий и на использование полученной при этом информации. Претензионно-исковая работа является продолжением договорной деятельности, ее смысл заключается в устранении негативных последствий, причиненных стороне по договору некорректными действиями/бездействием контрагента. Составление претензий и исков - неотъемлемая часть правовой поддержки практически любой организации.

Правильная организация всех процессов ПИР позволяет существенно сократить временные и финансовые затраты компании, укрепить имидж компании среди контрагентов как способной защищать свои законные права и интересы.

Решаемые бизнес-задачи

Бизнес-решение "УпКарточка справочника исков в ЕСМ DIRECTUMравление претензиями и исками" включает работу со всем комплектом документов процесса, в частности: входящие/исходящие претензионные письма и исковые заявления, ответы на претензии, отзывы на иск, исполнительные листы, судебные акты и прочие сопутствующие документы.

Бизнес-решение "Управление претензиями и исками" помогает организовать работу с обеспечивает решение следующих бизнес-задач: 

  • Разработка шаблонов претензионно-исковых документов:
    • разработка шаблонов;
    • согласование шаблонов;
    • утверждение шаблонов;
    • публикация шаблонов для использования.

 Карточка справочника претензий в ЕСМ DIRECTUM

  • Согласование входящих и исходящих претензий и исков, сопутствующих документов:
    • сбор сопроводительных документов;
    • разработка проектов исходящих претензионно-исковых документов и ввод входящих претензионно-исковых документов в систему;
    • автоматическая регистрация претензионно-исковых документов в реестре ПИР;
    • согласование проектов претензионно-исковых документов заинтересованными лицами (например, руководитель подразделения, ответственного за исполнение по договору, служба безопасности и др.);
    • утверждение электронных документов с использованием ЭЦП;
    • отправка документа контрагенту и контроль получения обратной связи;
    • рассмотрение ответа на претензию, коллегиальное принятие решения о подаче иска;
    • ведение судебного разбирательства;
    • контроль исполнения решения суда;
    • архивное хранение документов.

Пример работы с задачей по работе с претензиями и исками в ЕСМ DIRECTUM

  • Управление взаимоотношениями с участниками претензионно-исковой работы:
    • фиксация истории работы по претензии или иску;
    • планирование контактов и встреч с контрагентами и судебными инстанциями;
    • получение напоминаний о предстоящих контактах.
  • Контроль сроков претензионно-исковой работы с рассылкой уведомлений ответственным сотрудникам:
    • контроль сроков по этапам ПИР;
    • контроль сроков давности претензий и исков.
  • Автоматическая регистрация всех претензионно-исковых документов в реестре с сохранением необходимых реквизитов.
  • Выполнение поисков претензионно-исковых документов по различным параметрам.
  • Подготовка разнообразной отчетности по претензионно-исковой работе в различных разрезах (Обзор претензионно-исковой работы, Статусы претензий и исков, Завершенные претензии и иски, Загрузка юридического отдела и т.д.).

Бизнес-заказчики

В качестве основных заказчиков бизнес-решения могут выступать следующие группы лиц:

  • высшее руководство;
  • юридический отдел;
  • отдел по учету дебиторской задолженности;
  • отдел по учету кредиторской задолженности.

Кроме того, в качестве заинтересованных лиц организации могут выступать следующие группы пользователей:

  • руководители подразделений;
  • отдел экономической безопасности;
  • ответственные за исполнение договора.

В осуществлении претензионно-исковой работы могут участвовать все структурные подразделения компании.

Бизнес-решение "Expert: Управление претензиями и исками" поддерживает полный жизненный цикл работы с входящими и исходящими претензиями и исками, начиная с момента возникновения предмета спора и заканчивая контролем исполнения судебных решений или фиксацией убытков.

Эффект от внедрения бизнес-решения

Высшее руководство:

  • cократить как общую длительность отработки по претензионно-исковым ситуациям компании, так и длительность отдельных этапов;
  • упростить контроль загрузки ответственных за ведение претензионно-исковой работы;
  • сократить затраты на судебные расходы.

Юридический отдел:

  • распределить нагрузку по проведению претензионно-исковой работы между сотрудниками организации;
  • контролировать использование утвержденных шаблонов претензионно-исковых документов;
  • использовать централизованное хранение всех редакций всех претензионно-исковых документов;
  • упростить планирование контактов с контрагентами и судебными инстанциями;
  • упростить и ускорить доступ к информации по каждой конкретной претензионной ситуации.

Отдел по учету дебиторской задолженности:

  • упростить контроль за сроком исполнения решения суда.

Отдел по учету кредиторской задолженности:

  • упростить контроль за сроком исполнения решения суда.

Эффект достигается за счет:

  • хранения в едином информационном пространстве истории взаимоотношений с контрагентом и судебными органами (информация о переговорах, встречах, заказах, документация);
  • ведения единого реестра претензий и исков;
  • использования стандартных шаблонов для типовых документов (претензионные письма, исковые заявления, ответы на претензии, отзывы на иск);
  • использования жестких типовых маршрутов для согласования документов;
  • разграничения прав доступа к документам;
  • наличия аналитических отчетов по претензионно-исковой работе;
  • выделение стадий работы (составление претензионного письма, ведение судебного разбирательства и т.д.) и правил перехода по ним;
  • накопления корпоративных знаний и информации обо всех претензиях и исках компании.