Претензионно-исковая работа (ПИР) – это совокупность действий организации и её структурных подразделений, направленных на предъявление и рассмотрение претензий и на использование полученной при этом информации. Претензионно-исковая работа является продолжением договорной деятельности, ее смысл заключается в устранении негативных последствий, причиненных стороне по договору некорректными действиями/бездействием контрагента. Составление претензий и исков - неотъемлемая часть правовой поддержки практически любой организации.
Правильная организация всех процессов ПИР позволяет существенно сократить временные и финансовые затраты компании, укрепить имидж компании среди контрагентов как способной защищать свои законные права и интересы.
Решаемые бизнес-задачи
Бизнес-решение "Управление претензиями и исками" включает работу со всем комплектом документов процесса, в частности: входящие/исходящие претензионные письма и исковые заявления, ответы на претензии, отзывы на иск, исполнительные листы, судебные акты и прочие сопутствующие документы.
Бизнес-решение "Управление претензиями и исками" помогает организовать работу с обеспечивает решение следующих бизнес-задач:
- Разработка шаблонов претензионно-исковых документов:
- разработка шаблонов;
- согласование шаблонов;
- утверждение шаблонов;
- публикация шаблонов для использования.
- Согласование входящих и исходящих претензий и исков, сопутствующих документов:
- сбор сопроводительных документов;
- разработка проектов исходящих претензионно-исковых документов и ввод входящих претензионно-исковых документов в систему;
- автоматическая регистрация претензионно-исковых документов в реестре ПИР;
- согласование проектов претензионно-исковых документов заинтересованными лицами (например, руководитель подразделения, ответственного за исполнение по договору, служба безопасности и др.);
- утверждение электронных документов с использованием ЭЦП;
- отправка документа контрагенту и контроль получения обратной связи;
- рассмотрение ответа на претензию, коллегиальное принятие решения о подаче иска;
- ведение судебного разбирательства;
- контроль исполнения решения суда;
- архивное хранение документов.
- Управление взаимоотношениями с участниками претензионно-исковой работы:
- фиксация истории работы по претензии или иску;
- планирование контактов и встреч с контрагентами и судебными инстанциями;
- получение напоминаний о предстоящих контактах.
- Контроль сроков претензионно-исковой работы с рассылкой уведомлений ответственным сотрудникам:
- контроль сроков по этапам ПИР;
- контроль сроков давности претензий и исков.
- Автоматическая регистрация всех претензионно-исковых документов в реестре с сохранением необходимых реквизитов.
- Выполнение поисков претензионно-исковых документов по различным параметрам.
- Подготовка разнообразной отчетности по претензионно-исковой работе в различных разрезах (Обзор претензионно-исковой работы, Статусы претензий и исков, Завершенные претензии и иски, Загрузка юридического отдела и т.д.).
Бизнес-заказчики
В качестве основных заказчиков бизнес-решения могут выступать следующие группы лиц:
- высшее руководство;
- юридический отдел;
- отдел по учету дебиторской задолженности;
- отдел по учету кредиторской задолженности.
Кроме того, в качестве заинтересованных лиц организации могут выступать следующие группы пользователей:
- руководители подразделений;
- отдел экономической безопасности;
- ответственные за исполнение договора.
В осуществлении претензионно-исковой работы могут участвовать все структурные подразделения компании.
Бизнес-решение "Expert: Управление претензиями и исками" поддерживает полный жизненный цикл работы с входящими и исходящими претензиями и исками, начиная с момента возникновения предмета спора и заканчивая контролем исполнения судебных решений или фиксацией убытков.
Эффект от внедрения бизнес-решения
Высшее руководство:
- cократить как общую длительность отработки по претензионно-исковым ситуациям компании, так и длительность отдельных этапов;
- упростить контроль загрузки ответственных за ведение претензионно-исковой работы;
- сократить затраты на судебные расходы.
Юридический отдел:
- распределить нагрузку по проведению претензионно-исковой работы между сотрудниками организации;
- контролировать использование утвержденных шаблонов претензионно-исковых документов;
- использовать централизованное хранение всех редакций всех претензионно-исковых документов;
- упростить планирование контактов с контрагентами и судебными инстанциями;
- упростить и ускорить доступ к информации по каждой конкретной претензионной ситуации.
Отдел по учету дебиторской задолженности:
- упростить контроль за сроком исполнения решения суда.
Отдел по учету кредиторской задолженности:
- упростить контроль за сроком исполнения решения суда.
Эффект достигается за счет:
- хранения в едином информационном пространстве истории взаимоотношений с контрагентом и судебными органами (информация о переговорах, встречах, заказах, документация);
- ведения единого реестра претензий и исков;
- использования стандартных шаблонов для типовых документов (претензионные письма, исковые заявления, ответы на претензии, отзывы на иск);
- использования жестких типовых маршрутов для согласования документов;
- разграничения прав доступа к документам;
- наличия аналитических отчетов по претензионно-исковой работе;
- выделение стадий работы (составление претензионного письма, ведение судебного разбирательства и т.д.) и правил перехода по ним;
- накопления корпоративных знаний и информации обо всех претензиях и исках компании.