В настоящее время проектирование и управление строительством промышленных объектов остается одной из немногих отраслей, где с каждым днем продолжают усиливаться деловая активность и конкуренция. Как следствие, работа инжиниринговых компаний в условиях твердых цен требует управления сроками проектирования и строительства, а также стоимостью строительства на всех его стадиях.
Бизнес-решение "Управление проектами" предназначено для повышения конкурентоспособности инжиниринговых компаний за счет более оперативного управления производственной деятельностью, усиления контроля над структурой, сроками, содержанием и стоимостью выполняемых работ и, как следствие, снижения себестоимости производства.
Решаемые бизнес-задачи
Решение ориентировано на внедрение в крупных и средних инжиниринговых компаниях, работающих в области промышленного строительства: проектных институтах, генподрядных организациях, компаниях, выступающих в роли технических заказчиков строительства и др.
Перед этими организациями остро стоят задачи управления процессами разработки и согласования проектно-сметной документации. Бизнес-решение "Управление проектами" позволяет автоматизировать решение данных задач, что дает возможность:
- сократить сроки и стоимость разработки проектно-сметной документации;
- повысить качество разрабатываемой документации и улучшить использование прежних наработок;
- снизить риски срыва сроков выпуска и согласования проектно-сметных документов;
- добиться равномерности загрузки персонала инжиниринговых компаний.
Результат достигается за счет решения частных задач – календарно-ресурсного планирования и управления документооборотом.
В ходе реализации первой задачи бизнес-решение позволяет формировать и оптимизировать календарно-сетевые графики (планы) выполнения работ с учётом ресурсных ограничений, вести учёт фактически выполненных работ и расхода ресурсов на эти работы, учёт загрузки ресурсов (трудовых и материальных), а также анализировать отклонения фактических сроков выполнения работ от плановых.
В ходе реализации второй задачи функционал решения позволяет организовать согласование планов выполнения работ, выдачу исполнителям заданий на разработку проектно-сметных документов и контроль их качества, согласование разработанных проектно-сметных документов (в том числе с государственными органами), управление тиражированием, комплектованием и подписанием готовой проектно-сметной документации, распространением ее оригиналов и учтённых копий, а также управление изменениями проектно-сметных документов, в том числе на основании претензий контрагентов и замечаний государственных органов.
Работа с бизнес-решением
Система управления проектами предназначена для автоматизации деятельности пользователей из числа персонала проектной части инжиниринговой компании:
- директора по инжинирингу (главного инженера предприятия, директора по проектам, руководителя проектной части и т. п.);
- начальника планово-производственного отдела (ППО);
- главного инженера проекта;
- начальника ведущего отдела;
- начальника сметного отдела;
- инженера-проектировщика;
- инженера-сметчика;
- инженера отдела планирования;
- начальника отдела выпуска проектов и архивирования документации (техотдела);
- архивариуса.
На каждом этапе проекта в работу с бизнес-решением вовлекаются сотрудники, ответственные за выполнение работ в рамках этого этапа. При этом остается возможность контроля за ходом проекта со стороны сотрудников, ответственных за его выполнение. Ниже рассмотрены ключевые этапы проекта в разрезе автоматизации деятельности сотрудников с помощью бизнес-решения "Управление проектами".
Планирование проекта
На этапе подготовки управляющему комитету проекта на согласование предоставляется детальный план работ, выполняемых в рамках проекта. Разработка такого плана, как правило, возлагается на специалистов отдела планирования.
После утверждения плана работ и с наступлением условий начала проекта (например, достигнута дата старта проекта), информация о работах из системы календарно-ресурсного планирования начинает в виде задач поступать непосредственным исполнителям.
Инструментом формирования и назначения задач выступает ЕСМ система.
Для каждой работы, перед назначением задачи по ней, проверяются условия ее начала:
- соответствие даты начала работы и текущей даты;
- статус работ, связанных с назначаемой задачей (например, по принципу "Окончание - Начало", когда работа не может начаться, пока не была завершена работа-предшественник);
- доступность ресурса, назначенного в качестве исполнителя по работе.
При возникновении исключительных ситуаций, информация о них фиксируется в специальном справочнике системы электронного документооборота с уведомлением ответственного лица (главного инженера проекта).
Контроль исполнения работ
При реализации проектов промышленного строительства риск выхода проекта за рамки отведенных сроков и стоимости характеризуются как весьма вероятный и имеющий тяжелые последствия. На управление такими рисками, как правило, расходуется значительная часть средств бюджета и трудозатрат проектных инженеров. Функциональность бизнес-решения "Управление проектами" создавалась с учетом потребности в сокращении таких расходов, а потому содержит средства, позволяющие автоматизировать часть рутинных операций по контролю над сроками и стоимостью проекта. В частности, легко осуществим контроль фактических сроков и трудозатрат на выполнение работ согласно календарному плану проекта.
Бизнес-решение позволяет автоматически фиксировать выполнение работ с указанием фактических данных по длительности и трудозатратам. Данные в систему поступают непосредственно от исполнителей по факту завершения задачи. Таким образом, система постоянно поддерживает план проекта в актуальном состоянии, что позволяет в любой момент времени получить детальное представление о ходе проекта, отставании или опережении графика и о фактической загрузке ресурсов.
Эффект от внедрения системы
Внедрение бизнес-решения "Управление проектами" существенно меняет такие бизнес-процессы организации-заказчика как планирование, управление и мониторинг.
В частности, интеграция СЭД с системой календарно-ресурсного планирования позволяет существенно повысить детальность проработки календарно-сетевых графиков без увеличения численности персонала планово-производственных подразделений и, благодаря этому, как существенно сократить сроки выполнения проектов, так и снизить вероятность срыва плановых сроков. Внедрение бизнес-решения "Управление проектами" приносит заказчикам следующие выгоды:
-
Улучшение контроля
Автоматизация мониторинга всех ключевых параметров проектов и портфелей проектов (сроки, выработка, затраты, загрузка персонала), а также автоматизация контроля исполнения поручений обеспечивают руководству возможность более оперативно принимать управленческие решения и добиваться воплощения этих решений в жизнь без увеличения численности персонала.
Результаты работ могут быть прикреплены к отчётам о выполнении работ, что позволяет руководству оценить соответствие этих отчётов реальности, добиться правдивости и полноты отчётов персонала, а при необходимости своевременно отреагировать на затруднения в работе, грозящие срывом плановых сроков.
Оперативность в оценке результатов выполненных работ позволяет, в случае обнаружения грубых ошибок, вернуть работу исполнителю на доработку; таким образом, повышается качество промежуточных результатов проекта и, как следствие, эффективность работы подразделений, для которых эти результаты являются входными данными; уменьшается число рекламаций.
Директор по инжинирингу получает возможность комплексно изучать материалы выполненных проектов в различных разрезах, а, следовательно, улучшается качество проводимого им ретроспективного анализа причин отклонений от плана и повышается эффективность принимаемых им организационных решений.
Дополнительной выгодой является сокращение времени, затрачиваемого на совещания и доклады о состоянии дел по проектам, поскольку значительная часть этой информации становится доступной руководству автоматически — в любой момент времени и с любой нужной детализацией.
-
Улучшение планирования
Консолидация в единую информационную систему детальной плановой и фактической информации о выполняемых проектах, с постоянным обеспечением их актуальности, возможность анализа данных в различных разрезах и с разным уровнем детализации позволяют директору по инжинирингу и начальнику ППО более оперативно принимать управленческие решения по управлению портфелем проектов и распределять ресурсы между проектами.
Автоматизация подготовки сетевых графиков с помощью передовых систем календарно-ресурсного планирования и возможность учёта при планировании реалистичных данных о загрузке персонала позволяют главному инженеру проекта повысить детализацию планирования вплоть до единичных исполнителей и сократить длительность единичных работ, отраженных в календарном плане. Такое повышение детализации планирования, в свою очередь, позволяет повысить детализацию мониторинга исполнения плана и оперативность реагирования на отклонения от него.
Консолидация данных об отклонениях по срокам, трудоемкости, затратам в единую информационную систему, накопление систематизированного архива прежних наработок позволяют главному инженеру проекта при планировании новых проектов учитывать факторы, повлиявшие на качество планирования в прежних проектах, и минимизировать негативное влияние этих факторов.
-
Сокращение потерь и искажений при информационном обмене
Как показывает практика, одним из негативных последствий передачи разработанной документации через флэш-диски или через файловые папки может стать рассогласование версий этой документации, что, в свою очередь, ведёт к дополнительным затратам времени на переделку. Автоматизация информационного обмена между подразделениями, участвующими в выполнении проекта, за счет использования единого хранилища проектно-сметной документации и единого хранилища сетевых графиков, обеспечивает сокращение потерь и искажений информации в ходе этого информационного обмена и, как следствие, ускорение выполнения проекта и повышение качества разрабатываемой проектно-сметной документации.
Интеграция СЭД, системы календарно-ресурсного планирования и смежных систем друг с другом обеспечивает сокращение потерь и искажений информации при передаче между этими системами и повышение оперативности наполнения этих систем фактической информацией.
-
Сокращение ошибок, вызванных нарушениями принятой технологии работы
Автоматизация управления потоками работ (workflow) в стандартизированных бизнес-процессах с помощью СЭД обеспечивает сокращение ошибок, вызванных нарушением принятой и утвержденной в стандарте технологии работы.
-
Сокращение непроизводительных затрат времени
Автоматизация передачи информации между сотрудниками и подразделениями сокращает непроизводительные затраты времени на повторный ввод и контроль правильности первичной информации.
Кроме того, возможность для руководителя самостоятельно получать из информационной системы значительную часть информации о состоянии дел по проекту или портфелю проектов заметно сокращает затраты времени на совещания — как для руководителя, так и для его подчинённых.