Выбор поставщиков и подрядчиков на конкурсной основе — один из самых очевидных инструментов компании для максимального соблюдения собственных интересов в процессе контрактования. Создать конкурентную среду для поставщиков, сравнить их предложения, взять под контроль ценообразование и условия контракта, обеспечить прозрачность выбора для руководства компании, снизить коррупционные риски, сформировать «скамейку запасных» поставщиков на случай форс-мажора — это те цели, для достижения которых организуются тендеры.

Бизнес-решение «Управление тендерами» концентрируется на обеспечении прозрачности и эффективности внутренних процессов от подачи заявки в тендерную комиссию до контроля условий заключаемых договоров на соответствие результатам тендера.

Решаемые бизнес-задачи

Основная задача при внедрении решения — не просто автоматизировать работу по управлению тендерами, а используя опыт и лучшие практики, определить наиболее оптимальный вариант работы для конкретного учреждения и провести качественное внедрение технического решения, обеспечив дальнейшую поддержку.

Бизнес-решение «Управление тендерами» направленно на повышение эффективности процессов заключения сделок, проводимых регулярно на конкурсной основе.

Бизнес-решение обеспечивает решение следующих бизнес-задач.

  1. Инициация тендера:
    • согласование заявок на проведение тендера;
    • согласование сроков проведения тендера и повесток (реестров заявок);
    • отслеживание безальтернативных поставщиков (естественные монополии, стратегические партнеры, владельцы недвижимости и земельных участков);
    • подготовка конкурсной документации;
    • использование стандартных форм и шаблонов договорных документов;
    • обеспечение одновременной работы с документами;
    • согласование конкурсной документации с тендерной комиссией;
    • утверждение распоряжений, бюджета, назначение исполнителей, установка сроков, ознакомление заинтересованных сотрудников с решениями комиссий.
  2. Взаимодействие с поставщиками:
    • рассылка (публикация) и прием оферт;
    • организация архива присланных оферт;
    • проведение переговоров;
    • обеспечение конфиденциальности;
    • контроль сроков приема оферт.Справочник Оценка оферт в ЕСМ DIRECTUM
  3. Выбор победителя:
    • оценка коммерческих предложений по формализованным критериям;
    • контроль сроков рассмотрения;
    • утверждение победителя тендерной комиссией;
    • контроль условий заключаемого договора на предмет соответствия конкурсной документации.
  4. Создание реестра проведенных тендеров и архива тендерной документации:
    • классификация документов;
    • связь документов от заявки до договора;
    • разграничение прав доступа к документам.

Исходя из решаемых задач, основными заказчиками бизнес-решения могут выступать владельцы компании, финансовые директора, подразделения, контролирующие деятельность дочерних организаций и ответственные за проведение тендеров. Кроме того, в качестве заинтересованных лиц организации могут вступать следующие группы: руководители подразделений (инициаторов закупок), руководитель отдела снабжения, ответственные за договорную деятельность.

Как правило, после согласования заявки на тендер собирается тендерная комиссия (для принятия решений по датам проведения тендера и т.п.). Для удобной и оперативной организации заседания тендерной комиссии могут использоваться возможности бизнес-решения «Управление совещаниями».

Бизнес-эффект

Внедрение бизнес-решения «Управление тендерами» позволяет достичь следующего эффекта.

Для высшего руководства:

  • Обеспечить прозрачность принимаемых решений в процессе закупок.
  • Ускорить тендерные процессы.
  • Обеспечить контролируемость тендерных процессов.
  • Обеспечить соблюдение критериев выбора контрагента.
  • Гарантировать включение ключевых требований в условия заключаемых договоров.
  • Снизить риски по заключенным договорам.
  • Увеличить эффективность работы тендерной комиссии.
  • Снизить суммовой порог договоров, для которых проведение тендеров будет эффективным.

Для тендерной комиссии:

  • Облегчить подготовку материалов, повесток, протоколов заседаний комиссий.
  • Обеспечить своевременное ознакомление заинтересованных лиц с протоколами заседаний тендерной комиссии.
  • Ускорить процедуры согласования документации.
  • Обеспечить оперативность проведения внеочередных и срочных тендеров, а так же оперативность принятия решений.
  • Обеспечить должный уровень конфиденциальности в закрытых тендерах.
  • Обеспечить контроль сроков приема и рассмотрения оферт.

Для подразделений — инициаторов закупок:

  • Ускорить подготовку и согласование конкурсной документации.
  • Ускорить процесс выбора контрагента.
  • Организовать базу знаний по поставщикам и их предложениям.
  • Обеспечить соответствие условий договоров конкурсной документации.
  • Упростить процедуры подготовки, проведения и использования результатов тендера.