Выбор поставщиков и подрядчиков на конкурсной основе — один из самых очевидных инструментов компании для максимального соблюдения собственных интересов в процессе контрактования. Создать конкурентную среду для поставщиков, сравнить их предложения, взять под контроль ценообразование и условия контракта, обеспечить прозрачность выбора для руководства компании, снизить коррупционные риски, сформировать «скамейку запасных» поставщиков на случай форс-мажора — это те цели, для достижения которых организуются тендеры.
Бизнес-решение «Управление тендерами» концентрируется на обеспечении прозрачности и эффективности внутренних процессов от подачи заявки в тендерную комиссию до контроля условий заключаемых договоров на соответствие результатам тендера.
Решаемые бизнес-задачи
Основная задача при внедрении решения — не просто автоматизировать работу по управлению тендерами, а используя опыт и лучшие практики, определить наиболее оптимальный вариант работы для конкретного учреждения и провести качественное внедрение технического решения, обеспечив дальнейшую поддержку.
Бизнес-решение «Управление тендерами» направленно на повышение эффективности процессов заключения сделок, проводимых регулярно на конкурсной основе.
Бизнес-решение обеспечивает решение следующих бизнес-задач.
- Инициация тендера:
- согласование заявок на проведение тендера;
- согласование сроков проведения тендера и повесток (реестров заявок);
- отслеживание безальтернативных поставщиков (естественные монополии, стратегические партнеры, владельцы недвижимости и земельных участков);
- подготовка конкурсной документации;
- использование стандартных форм и шаблонов договорных документов;
- обеспечение одновременной работы с документами;
- согласование конкурсной документации с тендерной комиссией;
- утверждение распоряжений, бюджета, назначение исполнителей, установка сроков, ознакомление заинтересованных сотрудников с решениями комиссий.
- Взаимодействие с поставщиками:
- Выбор победителя:
- оценка коммерческих предложений по формализованным критериям;
- контроль сроков рассмотрения;
- утверждение победителя тендерной комиссией;
- контроль условий заключаемого договора на предмет соответствия конкурсной документации.
- Создание реестра проведенных тендеров и архива тендерной документации:
- классификация документов;
- связь документов от заявки до договора;
- разграничение прав доступа к документам.
Исходя из решаемых задач, основными заказчиками бизнес-решения могут выступать владельцы компании, финансовые директора, подразделения, контролирующие деятельность дочерних организаций и ответственные за проведение тендеров. Кроме того, в качестве заинтересованных лиц организации могут вступать следующие группы: руководители подразделений (инициаторов закупок), руководитель отдела снабжения, ответственные за договорную деятельность.
Как правило, после согласования заявки на тендер собирается тендерная комиссия (для принятия решений по датам проведения тендера и т.п.). Для удобной и оперативной организации заседания тендерной комиссии могут использоваться возможности бизнес-решения «Управление совещаниями».
Бизнес-эффект
Внедрение бизнес-решения «Управление тендерами» позволяет достичь следующего эффекта.
Для высшего руководства:
- Обеспечить прозрачность принимаемых решений в процессе закупок.
- Ускорить тендерные процессы.
- Обеспечить контролируемость тендерных процессов.
- Обеспечить соблюдение критериев выбора контрагента.
- Гарантировать включение ключевых требований в условия заключаемых договоров.
- Снизить риски по заключенным договорам.
- Увеличить эффективность работы тендерной комиссии.
- Снизить суммовой порог договоров, для которых проведение тендеров будет эффективным.
Для тендерной комиссии:
- Облегчить подготовку материалов, повесток, протоколов заседаний комиссий.
- Обеспечить своевременное ознакомление заинтересованных лиц с протоколами заседаний тендерной комиссии.
- Ускорить процедуры согласования документации.
- Обеспечить оперативность проведения внеочередных и срочных тендеров, а так же оперативность принятия решений.
- Обеспечить должный уровень конфиденциальности в закрытых тендерах.
- Обеспечить контроль сроков приема и рассмотрения оферт.
Для подразделений — инициаторов закупок:
- Ускорить подготовку и согласование конкурсной документации.
- Ускорить процесс выбора контрагента.
- Организовать базу знаний по поставщикам и их предложениям.
- Обеспечить соответствие условий договоров конкурсной документации.
- Упростить процедуры подготовки, проведения и использования результатов тендера.