Любая компания работает с большим объемом первичных финансовых документов (накладные, счета-фактуры, акты выполненных работ, счета на оплату и т.д.). Как правило, эта работа заключается в оперативной обработке исходящих и входящих документов, их хранении, поиске для анализа и сверок, а также в подготовке к различным проверкам. Благодаря бизнес-решению "Финансовый архив" все перечисленные процессы могут быть автоматизированы и переведены на более качественный и оперативный уровень исполнения.
Решаемые бизнес-задачи
Любая компания работает с большим объемом первичных финансовых документов (накладные, счета-фактуры, акты выполненных работ, счета на оплату и т.д.). Как правило, эта работа заключается в оперативной обработке исходящих и входящих документов, их хранении, поиске для анализа и сверок, а также в подготовке к различным проверкам. Благодаря бизнес-решению "Финансовый архив" все перечисленные процессы могут быть автоматизированы и переведены на более качественный и оперативный уровень исполнения.
Для построения эффективной работы с финансовой документацией разработано специализированное бизнес-решение — "Финансовый архив".
Основная задача при внедрении бизнес-решения — не просто автоматизировать работы с финансовой документацией, а, используя опыт и лучшие практики, определить наиболее оптимальный вариант работы для конкретной организации, регламентировать бизнес-процессы и провести внедрение технического решения.
Бизнес-решение "Финансовый архив" обеспечивает решение следующих бизнес-задач:
- Подготовка к налоговым и аудиторским проверкам: просмотр образов первичных документов из финансово-учетной системы, автоматическая подготовка и распечатка комплектов документов для налоговых проверок (камеральных и встречных), а также автоматическая подготовка описей.
- Поддержка внеофисного хранения бумажных оригиналов документов: доступ к образам всех первичных документов, переданных на внеофисное хранение, формирование описей, фиксирование местонахождения и изъятия оригиналов документов, контроль возврата оригиналов документа.
- Работа с исходящими первичными документами: фиксирование истории работы с исходящими первичными документами при ручном внесении правок в оригиналы, оперативная доставка образов исправленных документов к местам обработки оператором и внесения корректировок, контроль возврата от контрагентов оригиналов документов (накладных, актов выполненных работ, договоров и др.).
- Ведение претензионной деятельности: учет претензий от контрагентов, ведение документальной истории работы с контрагентами.
- Осуществление оперативного проведения инвентаризаций и сверок с контрагентами.
- Поиск документов по реквизитам, формирование комплектов: хранение документов в архиве с единой точкой доступа ко всему архиву, оперативный поиск образов документов, формирование комплектов первичных документов.
- Обращение к документам филиалов и удаленных подразделений: контроль правильности разнесения расходов по статьям бюджетов, оперативное обращение к документам филиалов в рамках других бизнес-задач.
- Распознавание и автоматическое внесение данных из первичных документов в финансово-учетную систему.
Исходя из решаемых задач, основными бизнес-заказчиками решения могут выступать бухгалтерия и финансовый отдел, юридический и договорной отделы, а также отдел материально-технического снабжения. Кроме того, при внедрении бизнес-решения заинтересованными лицами выступают руководители подразделений, архивариус, взаимодействующий с внеофисным архивом, высшее руководство.
Для построения эффективной работы с финансовой документацией разработано специализированное бизнес-решение — "Финансовый архив".
Бизнес-эффект
С помощью бизнес-решения "Финансовый архив" работа с финансовой документацией значительно упрощается и становится управляемой, предсказуемой и контролируемой:
Бухгалтерия:
- Сокращение трудоемкости на подготовку к налоговым проверкам.
- Сокращение затрат времени на получение доступа к первичным документам, помещенным в архив.
- Упрощение проведения сверок с контрагентами.
- Сокращение периодичности проведения сверок и инвентаризаций.
- Контроль возврата оригиналов финансовых документов.
- Сокращение трудоемкости на внесение данных из первичных документов в финансово-учетную систему.
- Упрощение получения доступа и хранения финансовых отчетов за истекшие периоды.
- Сокращение потерь оригиналов первичных документов и их копий.
Финансовый отдел:
- Упрощение получения доступа и хранения финансовых отчетов за истекшие периоды.
- Контроль правильности разнесения расходов по статьям бюджетов.
- Сокращение трудозатрат на поиск финансовых документов при ведении контрольно-аналитической работы.
- Ведение истории оплат и других финансовых отношений с контрагентами.
Юридический отдел/договорной отдел:
- Сокращение трудоемкости на обработку претензий от контрагентов.
- Сокращение затрат времени на обращение к комплектам документов.
- Ведение истории работы с первичными документами при повторной выписке или исправлениях (в т.ч. ручных).
- Сокращение потерь оригиналов первичных документов и их копий.
Отдел материально-технического снабжения:
- Сокращение трудозатрат на поиск и обработку первичных финансовых документов.
- Сокращение потерь оригиналов первичных документов и их копий.
Руководители подразделений:
- Сокращение затрат времени на обращение к документам.
Архивариус, взаимодействующий с внеофисным архивом:
- Сокращение трудозатрат на подготовку описей документов для внеофисного архива.
- Сокращение трудозатрат на определения местонахождения оригинала документа во внеофисном архиве.
- Сокращение количества запросов во внеофисный архив по поручениям бизнес-пользователей.
Высшее руководство:
- Повышение внутренней безопасности работы с финансовыми документами.
- Повышение эффективности использования рабочего времени сотрудниками, работающими с финансовыми документами.
- Сокращение трудозатрат сотрудников при работе с финансовыми документами.
- Сокращение потерь оригиналов первичных документов и их копий.
- Создание единого места хранения всех финансовых документов организации.