Операционная деятельность любого банка сопровождается необходимостью формирования, обработки и дальнейшего хранения огромного количества бумажных документов (мемориальные ордера, платежные поручения и т.д.). Хранение в кредитной организации в электронном виде отдельных документов, связанных с оформлением бухгалтерских, расчетных и кассовых операций при организации работ по ведению бухгалтерского учета, которое позволяет работать с рядом документов в электронном виде.
Бизнес-решение "Электронный архив документов дня для банков" направлено на повышение эффективности решения бизнес-задач при переводе документов в электронный вид.
Решаемые бизнес-задачи
Бизнес-решение "Электронный архив документов дня для банков" обеспечивает решение следующих бизнес-задач:
- Подготовка к аудиторским и проверкам Центрального Банка:
- Просмотр образов первичных документов из ЕСМ системы и документов, записанных на диск;
- Автоматическая подготовка описей по распечатанным документам и по выданным дискам.
- Регистрация и ведение электронного архива документов дня:
- Хранение документов в электронном архиве с единой точкой доступа к ним;
- Оперативный поиск образов документов по реквизитам в оперативном и архивном хранилищах.
Исходя из решаемых задач, основными бизнес-заказчиками решения могут выступать Управление кредитования и инвестиций, Управление розничного бизнеса, Управление казначейских операций и Управление валютных операций и международных расчетов. Кроме того, при внедрении бизнес-решения, заинтересованными лицами выступают высшее руководство и архивариус.
Бизнес-эффект
С помощью бизнес-решения "Электронный архив документов дня для банков" упрощается работа с документами за счет хранения и обработки документов в электронном виде. Для подразделений банка достигается следующий эффект:
Для Управления кредитования и инвестиций, Управления розничного бизнеса, Управления казначейских операций, Управления валютных операций и международных расчетов:
- сокращение трудоемкости подготовки к аудиторским проверкам и проверкам ЦБ;
- сокращение затрат времени на получение доступа к документам дня, помещенным в архив;
- сокращение времени на согласование документов дня.
Для Архивариуса:
- сокращение трудозатрат на архивирование бумажных документов;
- сокращение количества запросов по поручениям подразделений;
- контроль возвращения выданных документов дня;
- сокращение прироста архивных площадей.
Для Высшего руководства:
- повышение внутренней безопасности работы с документами дня;
- повышение эффективности использования рабочего времени сотрудников, работающих с документами дня;
- сокращение затрат на расходные материалы;
- сокращение затрат на аренду помещения под архив документов дня.