Операционная деятельность любого банка сопровождается необходимостью формирования, обработки и дальнейшего хранения огромного количества бумажных документов (мемориальные ордера, платежные поручения и т.д.). Хранение в кредитной организации в электронном виде отдельных документов, связанных с оформлением бухгалтерских, расчетных и кассовых операций при организации работ по ведению бухгалтерского учета, которое позволяет работать с рядом документов в электронном виде.

Бизнес-решение "Электронный архив документов дня для банков" направлено на повышение эффективности решения бизнес-задач при переводе документов в электронный вид.

Решаемые бизнес-задачи

Бизнес-решение "Электронный архив документов дня для банков" обеспечивает решение следующих бизнес-задач:

  • Подготовка к аудиторским и проверкам Центрального Банка:
    • Просмотр образов первичных документов из ЕСМ системы и документов, записанных на диск;
    • Автоматическая подготовка описей по распечатанным документам и по выданным дискам.
  • Регистрация и ведение электронного архива документов дня:
    • Хранение документов в электронном архиве с единой точкой доступа к ним;
    • Оперативный поиск образов документов по реквизитам в оперативном и архивном хранилищах.

Исходя из решаемых задач, основными бизнес-заказчиками решения могут выступать Управление кредитования и инвестиций, Управление розничного бизнеса, Управление казначейских операций и Управление валютных операций и международных расчетов. Кроме того, при внедрении бизнес-решения, заинтересованными лицами выступают высшее руководство и архивариус.

Бизнес-эффект

С помощью бизнес-решения "Электронный архив документов дня для банков" упрощается работа с документами за счет хранения и обработки документов в электронном виде. Для подразделений банка достигается следующий эффект:

Для Управления кредитования и инвестиций, Управления розничного бизнеса, Управления казначейских операций, Управления валютных операций и международных расчетов:

  • сокращение трудоемкости подготовки к аудиторским проверкам и проверкам ЦБ;
  • сокращение затрат времени на получение доступа к документам дня, помещенным в архив;
  • сокращение времени на согласование документов дня.

Для Архивариуса:

  • сокращение трудозатрат на архивирование бумажных документов;
  • сокращение количества запросов по поручениям подразделений;
  • контроль возвращения выданных документов дня;
  • сокращение прироста архивных площадей.

Для Высшего руководства:

  • повышение внутренней безопасности работы с документами дня;
  • повышение эффективности использования рабочего времени сотрудников, работающих с документами дня;
  • сокращение затрат на расходные материалы;
  • сокращение затрат на аренду помещения под архив документов дня.