По статистике, от 10 до 25% документов в организации — это договорные документы: договоры, приложения к договорам (например, спецификации, план-графики), дополнительные соглашения, протоколы разногласий и протоколы согласования разногласий, входящие счета на оплату, акты и приложения к ним.
Работа с договорной документацией состоит из большого количества этапов: подготовка, согласование, подписание, регистрация, контроль возврата договора от контрагента. Часто прохождение этих этапов занимает длительное время и не всегда соответствуют утвержденным в организации регламентам (если они существуют). При этом в работу с договорами вовлечены ключевые сотрудники организации, квалификация и время которых особенно ценны: руководители подразделений, бухгалтерия и финансовая служба, сотрудники отделов, ответственные за заключение договоров.
Очевидно, что договорная работа является основой ведения любого бизнеса. От того, насколько эффективно она построена, во многом зависит конкурентоспособность и имидж организации.
Решаемые бизнес-задачи
Для построения эффективной работы с договорами всех сотрудников создано специализированное бизнес-решение — "Управление договорами".
Основная задача при внедрении бизнес-решения — не просто автоматизировать процесс управления договорами, а, используя опыт и лучшие практики, определить наиболее оптимальный вариант работы для конкретной организации, регламентировать бизнес-процессы и провести внедрение технического решения.
Решение "Управление договорами" направлено на оптимизацию ключевых бизнес-процессов работы с договорами, что позволяет решать следующие бизнес-задачи:
- Согласование договорных документов, включающее разработку проектов договоров, их согласование во всех инстанциях (юридический отдел, бухгалтерия, финансовый отдел, служба безопасности и др.), дальнейшее утверждение и подписание ЭП с учетом полномочий подписывающего лица в соответствии с регламентами (сумма договора, категория договора и др.).
- Формирование листа визирования на основе электронных подписей (ЭП) договорных документов.
- Регистрация договорных документов, обеспечение отправки контрагентам и контроль их возврата.
- Надежное хранение всех договорных документов в соответствии с правами доступа на период исполнения обязательств по договору и архивное хранение в дальнейшем.
- Оперативный поиск договоров по заданным реквизитам и по тексту документа, формирование комплектов документов по каждому договору и навигацию по ним.
- Ведение шаблонов договорных документов, включающее разработку, согласование, утверждение и публикации шаблонов и образцов.
- Подготовка отчетности в различных разрезах по договорной работе.
Исходя из решаемых задач, основными бизнес-заказчиками решения могут выступать высшее руководство, договорной отдел, юридический отдел. Кроме того, при внедрении бизнес-решения заинтересованными лицами выступают руководители подразделений, сотрудники, ответственные за ведение договоров, бухгалтерия и финансовая служба.
Используя интеграционные возможности ЕСМ систем целесообразно интегрировать бизнес-решение с различными ERP-системами (SAP R/3, Microsoft Dynamics AX, 1C: Предприятие 8.x, Галактика и др.). Такая интеграция обеспечивает не только синхронизацию справочников (например, Контрагенты), но и отправку данных договора в учетную систему с автоматическим созданием в ней соответствующей записи. Интеграция позволяет избежать двойного ввода данных, а также дает возможность просмотра текста договора, хранящегося в ЕСМ системе, из ERP-системы.
Бизнес-эффект
С помощью бизнес-решения "Управление договорами" процессы работы с договорами значительно упрощаются и становятся управляемыми, предсказуемыми и контролируемыми.
Уменьшаются риски срыва сроков согласования договорных документов, так как согласование договора проходит через всех необходимых участников процесса с контролем сроков согласования. Обеспечивается централизованное хранение информации по договорам с учетом гибкого разграничения права доступа.
В итоге достигается значительный эффект как для организации в целом, так и для отдельных категорий сотрудников.
Высшее руководство:
- Ускорение процесса заключения договоров.
- Повышение внутренней безопасности работы с договорными документами.
- Сокращение вероятности наступления договорных рисков, связанных с недостаточной проработкой условий договора (например, срыв поставок, задержки сроков выполнения работ, возникновение судебных споров и штрафов).
- Повышение эффективности использования рабочего времени сотрудниками, участвующими в договорных процессах.
- Сокращение затрат на расходные материалы.
- Сокращение случаев потерь договорных документов и их копий.
- Повышение контроля исполнения договорных обязательств.
Юридический отдел:
- Контроль корректности содержания договоров.
- Контроль использования утвержденных шаблонов договорных документов.
- Использование централизованного хранения всех договорных документов и их версий.
- Контроль соблюдения регламентов согласования договорных документов.
- Предупреждение применения штрафных санкций и минимизация возникновения спорных ситуаций.
Договорной отдел:
- Упрощение доступа ко всему пакету договорных документов (досье).
- Оперативный контроль состояния согласования/заключения договоров.
- Упрощение подготовки и анализа сводной информации по договорным документам в различных разрезах и формирование отчетности.
Руководители подразделений:
- Контроль загрузки исполнителей по договорам.
- Контроль соблюдения регламентов согласования договорных документов.
- Упрощение доступа ко всему пакету договорных документов (досье).
- Контроль выполнения задач/нормативов структурного подразделения.
Сотрудники, ответственные за договорную работу:
- Сокращение как общей длительности согласования договорных документов, так и длительности отдельных этапов.
- Использование единого реестра контрагентов и контактных лиц контрагентов.
- Упрощение и ускорение подготовки текстов договоров и сопутствующих документов.
- Упрощение доступа ко всему пакету договорных документов (досье).
- Оперативный контроль состояния согласования/заключения договоров.
Бухгалтерия/финансовая служба:
- Упрощение доступа ко всему пакету договорных документов (досье).
- Упрощение планирования оплат по договорам.