Любая организация работает со значительным объемом различной корреспонденции: входящими и исходящими письмами, приказами и распоряжениями по основной деятельности и т.д. При этом работа с документами состоит из большого количества рутинных этапов, которые должны проходить в соответствии с требованиями государственных органов, являющихся основой традиционной российской технологии делопроизводства.
Однако наряду с традиционным делопроизводством сегодня все больше компаний работает с электронными документами, стандарты управления которыми отличаются от государственных. Таким образом, у компаний возникает потребность гармоничного и эффективного сближения «бумажного» делопроизводства и электронного документооборота.
Решаемые бизнес-задачи
Основная задача при внедрении бизнес-решения – не просто автоматизировать процесс, а, используя опыт и лучшие практики, определить наиболее оптимальный вариант работы для конкретной организации, регламентировать бизнес-процессы и провести внедрение электронного делопроизводства.
Бизнес-решение «Классическое делопроизводство» направлено на оптимизацию ключевых бизнес-процессов работы с бумажной документацией, что позволяет решать следующие бизнес-задачи:
- Организация работы с входящими документами: первичная сортировка и классификация документов, регистрация, вынесение резолюций и поручений по документу, контроль местонахождения оригиналов документов и выдачи бумажных копий.
- Работа с внутренними документами (приказы/распоряжения): разработка, согласование, подписание, регистрация документа, а также ознакомление сотрудников с внутренними документами и контроль местонахождения оригиналов документов и выдачи бумажных копий.
- Контроль исполнения поручений/резолюций руководства по входящим и внутренним документам.
- Работа с исходящими документами: разработка, согласование и регистрация документа, организация отправки адресату и формирование реестра почтовых отправлений.
- Организация работы с номенклатурой дел (создание, хранение, списание, уничтожение).
- Выполнение поисков электронных документов и регистрационно-контрольных карточек по различным параметрам.
- Получение необходимых стандартных форм и журналов.
- Подготовка отчетности по документообороту организации.
Исходя из решаемых задач, основными бизнес-заказчиками решения могут выступать высшее руководство, служба делопроизводства (канцелярия), секретари-референты (помощники) руководителей. Кроме того, при внедрении бизнес-решения заинтересованными лицами выступают руководители подразделений и сотрудники, ответственные за делопроизводство в подразделениях.
Для построения эффективной работы с бумажной документацией и повышения прозрачности делопроизводственных процессов создано специализированное бизнес-решение – «Классическое делопроизводство».
Бизнес-Эффект
С помощью электронного делопроизводства процессы работы с документами значительно упрощаются и становятся управляемыми, предсказуемыми и контролируемыми. Бизнес-решение обеспечивает повышение эффективности работы организации при полном соответствии отечественным традициям и стандартам делопроизводства. Все возможности бизнес-решения могут использоваться в различных комбинациях «бумажных» и «электронных» этапов работы с документами. При этом традиционное «бумажное» делопроизводство гармонично вписывается в электронный документооборот организации с развитыми горизонтальными связями.
В итоге достигается значительный эффект как для организации в целом, так и для отдельных категорий сотрудников.
Высшее руководство:
- Повышение контроля исполнения резолюций и поручений.
- Упрощение подготовки отчетности по исполнительской дисциплине.
- Ускорение передачи документов на рассмотрение/исполнение.
- Ускорение получения информации об исполнении документов.
- Организация безопасной работы с конфиденциальными документами.
- Сокращение расходов на расходные материалы.
Служба делопроизводства (канцелярии):
- Упорядочивание работы с документами в организации.
- Упорядочивание регистрации документов в организации.
- Упрощение контроля исполнения резолюций и поручений.
- Упрощение отслеживания переписки (соблюдение сроков ответов, запрашиваемой информации).
- Повышение сохранности и исключение потери документов.
- Ускорение поиска зарегистрированных документов.
- Ускорение поиска зарегистрированных документов и информации о местонахождении.
- Минимизация количества бумажных копий документов.
- Упрощение формирования стандартных форм и журналов (наклейки на конверты, РКК, журналы, номенклатура и пр.).
- Ускорение и упрощение подготовки отчетности по документообороту и исполнению документов для руководства.
Секретари-референты (помощники) руководителей:
- Упрощение контроля исполнения поручений и резолюций руководителя.
- Упрощение и ускорение подготовки отчетности для руководителя об исполнении поручений и резолюций.
- Упорядочивание регистрации документов (факсов, электронных официальных писем) и упростить контроль местонахождения оригинала.
- Ускорение поиска документов по запросу руководителя.
Руководители подразделений:
- Сокращение длительности подготовки и согласования исходящих и внутренних документов.
- Повышение оперативности получения поручений от руководства.
- Упрощение контроля исполнения выданных резолюций и поручений.
- Ускорение процесса согласования, рассмотрения и регистрации документов.
Ответственные за делопроизводство в подразделениях:
- Минимизация количества потерь документов.
- Упорядочивание регистрации документов в подразделениях.