Для многих организаций остро стоит проблема работы с платежными документами. Большие объемы, отсутствие контроля и четких регламентов работы могут привести к потерям документов, несвоевременной оплате счетов, а также к ненадлежащему выполнению обязательств. Все эти факторы негативно влияют на организацию в целом и ее взаимоотношения с партнерами; как следствие — снижается эффективность, возрастают издержки.
Бизнес-решение "Согласование счетов на оплату" направлено на повышение эффективности решения бизнес-задач, связанных с вводом, регистрацией, согласованием и уведомлением об оплате счетов.
Решаемые бизнес-задачи
Основная задача при внедрении бизнес-решения — не просто автоматизировать процесс согласования входящих счетов, а, используя опыт и лучшие практики, определить наиболее оптимальный вариант работы для конкретной организации, регламентировать бизнес-процессы и провести внедрение технического решения.
Бизнес-решение "Согласование счетов на оплату" обеспечивает решение следующих бизнес-задач:
- Формализация процесса визирования счетов на оплату и электронных счетов-фактур, обеспечение четкого состава визирующих.
- Ввод и регистрация счетов: массовая обработка входящих счетов путем потокового сканирования и распознавания, сортировка и первичная обработка счетов (распределение по ответственным и передача им).
- Проверка и согласование счетов на оплату: обработка счетов ответственными (проверка назначения расходов, проверка оформления и соответствия платежным обязательствам), формирование реестров счетов и их согласование, быстрый поиск документов-оснований или других связанных документов для проверки основания счета, согласование счетов в соответствии с регламентом, с использованием жесткой маршрутизации, утверждение счетов руководителем с помощью ЭЦП, что гарантирует дальнейшую неизменность и достоверность подписанного экземпляра.
- Подготовка проведения оплаты и уведомление ответственных об оплате: оповещение заинтересованных лиц об утверждении оплаты по счету или отказе, проведение и контроль оплаты по счету бухгалтером или финансистом (сверка реквизитов и формулировок на соответствие акту и договору, сверка суммы счета с бюджетом, передача данных в учетную систему, контроль проведения оплаты (или выдача наличных).
- Формирование архива счетов и организация безопасного и удобного доступа к нему: выполнение поисков счетов в различных разрезах (по договору, по организации, по датам), формирование периодической отчетности по счетам, повышение безопасности работы с платежными документами за счет разграничения прав доступа, работы в электронном виде.
Исходя из решаемых задач, основными бизнес-заказчиками решения могут выступать высшее руководство, бухгалтерия и финансовая служба, договорной отдел. Кроме того, при внедрении бизнес-решения заинтересованными лицами выступают руководители подразделений и сотрудники, ответственные за согласование счетов.
Электронная цифровая подпись, поставленная на счет, полностью заменяет традиционное визирование благодаря гарантии авторства визирующего сотрудника и неизменности подписанного документа.
Бизнес-эффект
С помощью бизнес-решения "Согласование счетов на оплату" процессы работы с электронными счетами-фактурами и счетами на оплату значительно упрощаются и становятся управляемыми, предсказуемыми и контролируемыми: минимизируются риски неисполнения платежей, сокращается время согласования платежей, контролируется расход лимитов, упрощается контроль соблюдения регламентов.
В итоге достигается значительный эффект как для организации в целом, так и для отдельных категорий сотрудников.
Высшее руководство:
- Минимизация рисков, связанных с неисполнением или ненадлежащим исполнением договорных обязательств в части оплат.
- Повышение контроля над финансовыми запросами сотрудников/подразделений.
- Повышение контроля соответствия расходов бюджету.
- Повышение безопасности работы с финансовыми документами.
- Повышение прозрачности процесса согласования и проведения платежей.
- Снижение трудозатрат на согласование и проведение платежей.
Бухгалтерия/Финансовая служба:
- Исключение случаев потери счетов.
- Сокращение длительности проверки соответствия сумм, статей и других параметров по уже согласованным счетам с финансовым планом за предыдущий период при запросе руководством.
- Упрощение проведения анализа платежей и построения отчетности.
- Упрощение формирования реестров платежей для визирования руководством.
- Повышение контроля соответствия сумм счетов бюджету.
- Повышение контроля плановых сроков проведения оплат по договорам.
Договорной отдел:
- Упрощение контроля соблюдения регламентов.
- Упрощение проведения анализа согласованных счетов и проведенных оплат с помощью механизмов отчетности.
- Сокращение трудозатрат и длительности согласования счетов на оплату.
- Возможность контроля проведения оплат в разрезе договоров.
- Возможность отслеживания проведения оплат по счетам.
Сотрудники, ответственные за согласование счетов:
- Исключение случаев потери счетов.
- Сокращение длительности и трудозатрат на обработку и согласование оплаты по счетам.
- Возможность отслеживания и контроля хода согласования оплаты по счетам.
- Возможность контроля проведения оплат по договорам в плановые сроки.
- Упрощение анализа соответствия подписанных актов по договору фактическим оплатам по счетам.
- Ускорение и упрощение поиска информации по счетам, в том числе поиск комплекта сопутствующих счету документов.